Scalian, un groupe de spécialistes

Politique Ethique et Conformité

Favoriser une culture anti-corruption au sein de Scalian
afin de prévenir tous comportements non-éthiques

ensavoirplus-bleu

Fournir des contrôles internes, des procédures d’alerte
et d’évaluer le degré d’adhésion au programme

ensavoirplus-bleu

Appliquer des mesures pour remédier
aux comportements anti-éthiques ou de corruption

ensavoirplus-bleu

Notre politique Ethique et Conformité vise à promouvoir l’intégrité et la transparence dans la conduite de nos affaires et dans nos interactions au quotidien. Elle est un référentiel, pour tous les membres de Scalian, de pratiques et de principes à respecter dans le cadre de l’activité du groupe ainsi que des comportements à proscrire qui pourraient se caractériser par des faits de corruption ou de trafic d’influence.

minitrait-bleu

Prévenir

Ton donné par la haute direction et responsabilité des dirigeants
L’éthique est une valeur-clé de nos managers qui ne se résume pas simplement à donner l’exemple. Tous nos managers se doivent d’adopter un comportement éthique conforme aux politiques internes du groupe Scalian. A ce titre, Ils se doivent de s’assurer que non seulement, les décisions prises dans leur sphère de responsabilité et dans les sphères où ils sont parti-pris, soient toujours en accord avec les valeurs et politiques du groupe Scalian.
Les managers se doivent de s’assurer de la bonne communication des messages liés à l’éthique auprès de leurs équipes. Cette communication passe par des espaces réservés à l’éthique et à la compliance lors des différents comités de direction et/ou de pilotage.
Nos managers ont des responsabilités selon le code d’éthique car ils sont les vecteurs promotionnels d’une culture forte en matière d’éthique et d’un milieu de travail où les personnes sont traitées avec dignité et respect. La direction générale attend de tous à ce qu’ils montrent l’exemple par leurs actes.
La direction « Ethic & Compliance » avec le support de la direction Communication et de la direction des ressources humaines produisent différents supports afin de sensibiliser l’ensemble de nos membres à la lutte anti-corruption et à avoir un comportement éthique en toute circonstance dans la limite de leur sécurité physique.

Politiques et Procédures
Sous la responsabilité de la direction « Ethic & Compliance », Scalian met en œuvre plusieurs politiques à l’échelle mondiale, pour consolider le cadre de gouvernance du groupe Scalian.
Les membres du groupe Scalian reçoivent dès leur arrivée le code éthique, les différentes politiques et reçoivent une formation obligatoire. L’ensemble de ces éléments sont accessibles sur l’intranet de Scalian et font l’objet de communication régulière en cas de modification.
Basée sur les recommandations de Transparency International et du pacte mondial des nations unis a lequel Scalian adhère, notre politique anti-corruption établit les principes directeurs suivants :

  • Scalian interdit la corruption sous toutes ses formes dans les secteurs publics et privés ;
  • Scalian interdit l’usage de fonds ou d’autres biens à des fins illégales ou répréhensibles ;
  • Scalian exige de son personnel qu’il respecte toutes les lois anti-corruption en vigueur.

Toute violation des lois anti-corruption est une offense grave qui peut entraîner de lourdes sanctions tant pour Scalian que pour son personnel.

Les principaux axes de la politique anti-corruption de Scalian portent sur :

Signalement
Les membres du groupe Scalian ont le devoir de signaler toute infraction passée, actuelle ou potentielle, connue ou présumée, des politiques et procédures qui en découlent, des lois et règlements anti-corruption en vigueur, ainsi que toute tentative visant à compromettre l’intégrité et les normes de Scalian en matière d’éthique. Scalian met à disposition de l’ensemble des membres de Scalian et de toute personne extérieure au groupe une plateforme d’alerte externalisée garantissant l’anonymat sauf réglementation locale et l’accès aux données personnelles.
Scalian ne tolère aucune forme de représailles contre une personne qui effectue un signalement de bonne foi ou qui mentionne une préoccupation dans l’intérêt de Scalian.

Cadeaux & invitations
Cette politique définit les règles que doivent suivre les membres de Scalian concernant les cadeaux et invitations qu’ils soient reçus ou offerts.

Dons et Sponsoring
Scalian met en œuvre une approche cohérente pour l’investissement social et communautaire en assurant que les fonds sont en accord avec les objectifs philanthropiques de Scalian.

Contributions politique
L’utilisation de fonds de Scalian, de ses propriétés et de ses divers services ou ressources pour contribuer à un parti politique ou pour appuyer un candidat à un poste d’un bureau gouvernemental ou publique est interdite.

Paiements de facilitation
Scalian interdit interdiction à tous ses membres

– d’effectuer des paiements de facilitation,
– de les autoriser,
– de les offrir directement ou indirectement,
– ou d’en faire la promesse.

Dans les cas où un membre de Scalian n’aurait d’autre choix que de verser une somme d’argent afin de se protéger d’une menace imminente et sérieuse pour sa santé, ou sa sécurité, cette somme d’argent serait considérée comme une extorsion et sera tolérée sous réserve de signalement à Direction « Ethic & Compliance ».

Agent Public
Scalian interdit toute embauche d’un agent public, un membre de sa famille avec qui Scalian aurait été en affaire.
Si le cas devait se présenter, obligation de consulter la Direction des Ressources Humaines.

Conflit d’intérêt
Le formulaire de déclaration de conflits d’intérêts doit être complété à chaque fois qu’un membre de Scalian ou un membre de sa famille est impliqué dans des activités qui peuvent constituer un conflit d’intérêt réel, potentiel ou qui peut être perçu comme tel.
Les nouveaux managers doivent compléter le formulaire à leur arrivée au sein du groupe ou lors d’un changement de situation qui les place dans un réel, potentiel ou apparent conflit d’intérêt.

Partenaire d’affaire
Scalian s’attend de tous les tiers avec qui elle fait affaire qu’ils respectent nos principes, notre culture et nos valeurs et qu’ils respectent la législation et les règles en vigueur.

Antitrust & commerce
Cette politique a pour objet de faire la promotion et d’assurer le respect des lois et règles antitrust et sur la concurrence tout en maintenant un comportement éthique garant d’une concurrence loyale.
Comme il est impossible de couvrir tous les niveaux d’exigence des lois et règlements antitrust applicables, la politique vise à promouvoir la conformité aux exigences antitrust juridiques et éthiques, ainsi qu’à aider les membres du personnel de Scalian à comprendre les types de conduites visées par la législation antitrust et sur la concurrence.

Pratiques comptables
L’exactitude, l’exhaustivité et la fiabilité des registres sont cruciales pour Scalian du fait qu’ils servent de base à la prise de décisions et à la planification stratégique. Par conséquent, tous nos registres sont tenus conformément aux lois et règlements en vigueur, et aux processus et procédures opérationnelles standardisées de Scalian en matière de comptabilité et de présentation des rapports.

Formation et communication
Basée sur les analyses de risque et sondages réalisés annuellement, Scalian met à disposition de ses membres des formations obligatoires sur l’éthique et la conformité Tous les membres de Scalian doivent lire les nouvelles versions du code d’éthique. Le Code couvre l’ensemble de nos valeurs, nos politiques et les principes anti-corruption. Il est périodiquement mis à jour et établit un cadre qui guide nos décisions dans des contextes où il est parfois difficile de choisir la conduite à adopter. Il est conçu pour nous aider à prendre les bonnes décisions dans diverses situations.
Les modules de formation sont constamment améliorés et intégrés dans le système global de gestion du savoir qui comprend également des formations conçues spécifiquement pour des groupes cibles et des formations facultatives disponibles pour tous.
Il est primordial que l’information transmise sur les sujets liés à la conformité soit claire et cohérente. Nous utilisons tous les canaux de communication possibles pour rejoindre nos employés et veillons à publier fréquemment des messages clairs sur des questions d’éthique et de conformité.

Site intranet dédié à l’éthique et à la compliance
Scalian met à disposition de ses membres :

  • Le programme « Ethique et Compliance »
  • Le code éthique
  • Les politiques associées :
    o Cadeaux et Invitations
    o Dons et sponsoring
  • Les formations
  • Une plateforme d’alerte externe et confidentielle
  • Des documents de référence portant sur les points précédents.

Conformité de nos partenaires
Scalian s’engage au quotidien d’être transparents et exacts dans nos rapports avec les autres. Nous désirons collaborer systématiquement avec des tiers qui partagent nos valeurs et notre culture d’intégrité. Par conséquent, avant de passer un accord avec un partenaire d’affaires, nous prenons certaines mesures pour bien évaluer la relation d’affaires et atténuer les risques qu’elle présente. Scalian peut mettre fin à une relation d’affaires avec une tierce partie qui se comporte de façon contradictoire à ses valeurs et pratiques.
Le processus de qualification, inscrit dans notre Système de Management Global, des partenaires d’affaires nous permet de fonder nos décisions sur une évaluation des risques qui engage la responsabilité face aux risques liés aux tierces parties. Ce processus de qualification permet de sensibiliser nos partenaires et les encourage à adopter des principes et pratiques qui sont similaires aux nôtres. Nos partenaires d’affaires complètent une attestation de conformité en matière d’anti-corruption par laquelle ils confirment leur engagement à adopter les standards de conduite dans les affaires de Scalian.

Gestion des risques
Chaque Direction et Pilote de Processus doit participer, chaque année, à une revue des d’évaluation des risques de conformité afin d’évaluer l’efficacité du programme de conformité et déterminer les mesures d’atténuation pertinentes à mettre en place.
Le responsable de la conformité anime les ateliers pour lesquels les sources d’information suivantes sont essentielles afin d’assurer que les discussions soient basées sur des rapports factuels récents.

Revue
des risques
Méthodologie de la cartographie des risques
Résultat de la revue des risques de l’année précédente.
Liste des mesures d’atténuation des risques à mettre en oeuvre
Recommandations et constats provenant des enquêtes externes de conformité.
Recommandations et constats provenant des rapports de vérification interne.
Taux d’achèvement et de mise en oeuvre du programme de formation anti-corruption.
Liste des partenaires d’affaires

 

Les analyses de risque sont compilées et complétées par des sondages pour nous permettre de déterminer les situations qui nous y exposent. Ces situations d’exposition aux risques de conformité sont constamment analysées en tenant compte de notre programme afin de détecter les lacunes et les ajustements appropriés à apporter à notre Système de Management Global. Nos politiques, procédures et des campagnes de communication ou du matériel de formation sont développés pour y remédier.
À la fin de cet exercice, les mesures d’atténuation sont mises en œuvre par le biais de plans d’actions spécifiques à adopter par les fonctions concernées.

Contrôle des fusions et des acquisitions
Scalian peut être engagée dans l’acquisition d’autres entreprises, dans des investissements et dans la recherche de partenariats stratégiques et de coentreprises. Toutes ces ententes conclues avec des tiers doivent refléter et respecter les normes d’intégrité et de conformité de Scalian.
Ce contrôle effectué avant de passer un accord ou d’amorcer une relation d’affaires avec un tiers est la clé pour assurer que la société ne s’expose pas à des risques importants de nature juridique, financière ou pouvant porter atteinte à sa réputation.

Les mesures prises figurent parmi celles-ci :

  • l’analyse des normes d’éthique et de conformité de l’entreprise ciblée au moyen d’un processus de contrôle préalable spécifique aux aspects d’éthique et de conformité
  • l’évaluation de la situation actuelle de l’entreprise ciblée par rapport au programme de Scalian
  • la revue de tous les documents pertinents et de toute l’information disponible lors de l’évaluation
  • des vérifications relatives à l’intégrité des membres de la haute direction de l’entreprise ciblée, ainsi que des vérifications relatives à sa structure de propriété
  • des entretiens privés en profondeur avec les membres de la direction de l’entreprise ciblée (Président, Comité Exécutif, Comité de Surveillance, Directions clés, …).

Détecter

Ce volet comprend les mesures prises pour déceler les lacunes des programmes, les inconduites et les infractions de conformité grâce à des contrôles, à des audits, ainsi qu’à des suivis périodiques et ponctuels du programme et des risques de conformité.

Suivis de conformité
Le suivi de la conformité est à la fois réalisé par la direction « Ethique et Compliance » mais également par la Direction Qualité dans le cadre de son programme d’audit. Il s’appuie sur le cadre suivant :

Politiques et
procédure
Ton donné par la direction générale. Engagement et communication du programme d’éthique et de conformité par la Direction.
Présentation de la conformité lors du séminaire annuel de Scalian.
Suivi des dossiers
Formation et communication du programme.
Évaluation de la performance de ce programme.
Partenaire d’affaires : contrôle du champ d’expertise, Due Diligence, validation et surveillance
Soumissions et contrats : révision et approbation des clauses de conformité.
Cadeaux et Invitations
Dons et Sponsoring
Finance et comptabilité – Rapport de dépenses, petite caisse, hiérarchie des délégations de signature ou de pouvoir, ségrégation des responsabilités
Intégration aux processus de gestion du personnel ;
Vérification des antécédents sur les postes sensibles, embauche des agents publiques, mesures disciplinaires


Devoir de signalement

Le personnel de Scalian doit faire preuve de vigilance pour déceler toute situation où un comportement pourrait être illégal ou contraire à l’éthique, en plus d’agir promptement et de façon appropriée pour empêcher ou déceler une conduite répréhensible.

Les responsabilités en tant que collaborateur de Scalian

En tant que collaborateurs de Scalian, ils doivent montrer l’exemple d’une conduite éthique, respectueuse des règles en :

– Faisant leur les sujets abordés dans le Code d’Éthique ;
– Se tenant informé des mises à jour du Code d’Éthique ;
– Comprenant les procédures et Instructions de Scalian relatives à leur poste ;
– Contactant leur hiérarchie ou le référent Scalian pour toute question ou doute ;
– Sachant comment utiliser la Plateforme d’Alerte de Scalian ou toute autre méthode de signalement, conformément aux lois et réglementations en vigueur dans leur pays.

Les responsabilités en tant que manager de Scalian

Une conduite éthique et respectueuse des règles commence par nos managers. Leurs responsabilités vont au-delà de celles d’un collaborateur. Ils doivent définir des exigences strictes en matière d’éthique et tenir leurs engagements. Leurs rôles comprennent plusieurs aspects :

– Connaître de manière approfondie les sujets abordés dans le Code d’Éthique ;
– Donner des informations sur le Code d’Éthique aux collaborateurs
– Veiller à ce que leurs équipes soient formées sur le Code d’Éthique et les politiques de Scalian ;
– Identifier et réduire les risques liés à leur activité ;
– Promouvoir la Plateforme d’Alerte ;
– Communiquer sans délai tout problème que l’on vous aurait signalé au Référent Scalian,
– Décider des mesures correctives à prendre pour résoudre les problèmes et les mettre en œuvre, en collaboration avec les personnes compétentes.

Plateforme de signalement

Scalian a mis en place une plateforme de signalement pour tout fait de corruption. Ce dispositif couvre la corruption, le trafic d’influence et les infractions ou les fraudes notamment dans les domaines de la comptabilité, du commerce, du contrôle interne et de l’audit. Il est accessible par la plateforme disponible sur les sites internet et Intranet de Scalian.
La plateforme d’alerte, conformément à la législation en vigueur, garantit une confidentialité stricte de l’identité du ou des auteurs du signalement, des personnes incriminées par l’alerte ainsi que des données relatives à l’alerte.
Aucun membre du groupe Scalian ne pourra être sanctionné ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire pour avoir signalé une alerte de manière désintéressée et de bonne foi par le biais du dispositif de recueil d’alertes du groupe Scalian ou de toutes autre plateforme d’alerte.

Le signalement peut se faire soit en utilisant le site internet sécurisé (https://scalian.integrityline.org), soit en contactant notre directeur « Ethic & Compliance » :
417 avenue de l’occitane
CS 77679 – 31676 LABEGE Cedex – France
Tel. : 05.61.00.79.79
Email : ethic.compliance@scalian.com

Agir

Ce dernier axe s’inscrit dans un processus conçu pour prendre des mesures correctives et surtout préventives afin de remédier aux conséquences des gestes répréhensibles.

Conséquences des inconduites & Régime disciplinaire
Scalian applique des mesures disciplinaires cohérentes et significatives lorsque des comportements non éthiques sont découverts. Les sanctions sont rapides et justes et les conséquences sont objectives, sans égard au poste occupé par la personne au sein de l’entreprise ou à son rendement.

Amélioration des processus
Après avoir examiné les causes racine des infractions, nous prenons les mesures nécessaires pour améliorer nos processus et éviter qu’une telle situation ne se reproduise. De cette façon, nous nous assurons d’atténuer les risques et de resserrer les contrôles.

Contrôle indépendant
Le contrôle de la conformité est directement sous la responsabilité de la Direction Qualité. Cette indépendance nous permet d’obtenir une évaluation externe de notre programme d’éthique et de conformité. La Direction Qualité, via son programme d’audit examine la mise en œuvre et l’efficacité du programme d’éthique et de conformité en le comparant aux directives pour le respect de l’intégrité du Groupe. Elle présente, par la suite, des recommandations pour de nouvelles améliorations