Scalian, un groupe de spécialistes

Code éthique

Code Ethique

Les objectifs du Code
L’objectif de ce Code d’Ethique est d’être un référentiel pour tous les membres de Scalian, de pratiques et de principes à respecter dans le cadre de l’activité du groupe ainsi que des comportements à proscrire qui pourraient se caractériser par des faits de corruption ou de trafic d’influence. On entend par membre du groupe Scalian, toute personne intervenant au nom et pour le compte de Scalian en sa qualité de collaborateur (salarié, intérimaire, stagiaire), de partenaire et/ou prestataire externe, ainsi que tout associé, mandataire et membre du comité de surveillance.

Ce Code d’Ethique sur la corruption et le trafic d’influence intervient dans le cadre de la convention de l’OCDE sur la lutte contre la corruption de 1997 et de la convention des Nations-Unies contre la corruption de 2003.
Il est conforme à la loi française n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « loi Sapin 2 ». Il prend sa valeur au sens de l’article 17 de la loi Sapin 2. Il correspond également au « Foreign Corrupt Practives Act » provenant de la loi Américaine en matière de corruption ainsi qu’au « UK Bribery Act », provenant de la loi Britannique sur la corruption.

Toute violation du Code d’Ethique peut vous exposer à des sanctions disciplinaires prévues dans le règlement intérieur.

A qui s’applique le code éthique ?
A tous les collaborateurs de Scalian. Toute entité créée avec un ou plusieurs partenaires, et contrôlée par Scalian. La liste, non exhaustive, de ces entités comprend les filiales, les sociétés contrôlées, les sociétés communes contrôlées.

Les responsabilités respectives en tant que :

Le collaborateur Scalian

En tant que collaborateur de Scalian, vous devez montrer l’exemple d’une conduite éthique, respectueuse des règles en :

  • faisant votre les sujets abordés dans le Code Éthique ;
  • vous tenant informé des mises à jour du Code Éthique ;
  • comprenant les procédures et Instructions de Scalian relatives à votre poste ;
  • contactant votre hiérarchie ou le référent Scalian pour toute question ou doute ;
  • sachant comment utiliser la Plateforme d’Alerte de Scalian ou toute autre méthode de signalement, conformément aux lois et réglementations en vigueur dans votre pays.

Le manager Scalian

Une conduite éthique et respectueuse des règles commence par vous. En tant que manager, vos responsabilités vont au-delà de celles d’un collaborateur. Vous devez définir des exigences strictes en matière d’éthique et tenir vos engagements. Votre rôle comprend plusieurs aspects :

  • Connaître de manière approfondie les sujets abordés dans le Code Éthique ;
  • Donner des informations sur le Code Éthique aux collaborateurs ;
  • Veiller à ce que vos équipes soient formées sur le Code Éthique et les politiques ;
  • Identifier et réduire les risques liés à votre activité ;
  • Promouvoir la Plateforme d’Alerte ;
  • Communiquer sans délai tout problème que l’on vous aurait signalé au Référent Scalian ;
  • Décider des mesures correctives à prendre pour résoudre les problèmes et les mettre en œuvre, en collaboration avec les personnes compétentes.

La corruption et ses autres formes

Corruption
Est considéré comme une infraction pénale de corruption le fait de proposer sans droit, d’offrir ou promettre d’offrir (corruption active), de solliciter ou d’accepter (corruption passive), directement ou indirectement, des offres, des promesses, des dons ou des avantages quelconques pour accomplir ou s’abstenir d’accomplir (ou pour avoir accompli ou s’être abstenu d’accomplir), un acte de sa fonction, de sa mission ou de son mandat.
La corruption telle que définie dans cette politique inclut les « pots-de-vin », « dessous-de-table », extorsions, paiements de facilitation et le blanchiment de ces pratiques.

Conflit d’intérêt
L’expression « conflit d’intérêts » désigne une situation avérée ou apparente dans laquelle un individu ou une organisation est soumise à des intérêts multiples du fait des fonctions ou des responsabilités occupées dans des institutions publiques, dans une entreprise, une association, une fondation, etc. Ces intérêts multiples peuvent entrer en opposition et corrompre les décisions ou la façon d’agir.

Trafic d’influence
Est considéré comme une infraction pénale de trafic d’influence le fait de proposer (trafic d’influence actif), solliciter ou accepter (trafic d’influence passif), sans droit, à tout moment, directement ou indirectement des offres, des promesses, des dons, des présents ou des avantages quelconques, pour abuser ou avoir abusé de son influence réelle ou supposée en vue de faire obtenir d’une autorité publique ou d’une administration, des distinctions, des emplois, des marchés ou toute autre décision favorable.

 

Comportements attendus ou proscrits

Politique de lutte contre la corruption et le trafic d’influence
Scalian affirme le principe de “tolérance zéro” en matière de corruption et de trafic d’influence, quelles qu’en soient les formes, dans toutes ses activités et dans l’ensemble du Groupe.
En aucun cas un membre du groupe Scalian, pour lui-même ou pour le compte d’un tiers, ou un tiers pour le compte d’un membre du groupe Scalian, ne peut :
– Donner, promettre de donner ou offrir un paiement, un don en numéraire, une commission, un cadeau, un voyage, une invitation ou toute autre forme de gratification, avec l’attente ou l’espoir qu’un avantage indu en sera tiré, ou pour récompenser un avantage indu déjà octroyé,
– Accepter ou solliciter un paiement, un don en numéraire, une commission, un cadeau, un voyage, une invitation ou toute autre forme de gratification de la part d’un tiers dont il est connu ou suspecté qu’il en attend un avantage indu,
– Effectuer un paiement de facilitation quelle qu’en soit la forme à un représentant de la fonction publique, à un agent ou à un intermédiaire, pour faciliter ou accélérer une procédure de routine.
Dans le cas où un membre du groupe Scalian se retrouve dans une situation exceptionnelle où il ne peut pas refuser une tentative de corruption ou de trafic d’influence, par peur pour sa vie, sa liberté ou sa santé, il est nécessaire qu’il se protège.
Si cela arrive ou si un employé se retrouve face à une tentative de corruption ou de trafic d’influence, il devra le signaler, dès que possible, à son supérieur hiérarchique ou au référent dans le cadre de la procédure d’alerte qui devra alors apporter une réponse appropriée à l’incident.

Politique de lutte contre les Conflits d’intérêt
Un membre du groupe Scalian, lors de ses activités professionnelles, doit faire des choix en toute connaissance de cause et respecter les valeurs et les règles de Scalian.
En conséquence, les situations où l’intérêt personnel ou celui de proches entrerait en conflit avec les intérêts de Scalian doivent être évitées.
Les membres du groupe Scalian doivent s’abstenir de tirer avantage d’une situation liée au groupe Scalian, pour leur intérêt personnel ou celui d’un tiers. Ils doivent également éviter de se mettre en situation de conflits d’intérêt, doivent s’abstenir de participer à toute évaluation, réunion ou décision relative à des sujets pour lesquels eux-mêmes ou leurs relations ont un intérêt personnel.
Pour ce faire, les membres du groupe Scalian doivent se conformer et respecter la réglementation en vigueur dans les pays où ils exercent ainsi que les processus du système de management global. Le bon sens et le discernement doivent aider à éviter tout conflit d’intérêts.

Politique de cadeaux, invitations, dons, sponsoring & politiques
Dans un but de prévention des risques de corruption, Scalian a défini une politique « Cadeaux & Invitations » qui est applicable à l’ensemble des membres du Groupe. Elle porte sur les cadeaux, les invitations ou autres marques d’hospitalité raisonnables pouvant contribuer à établir, maintenir ou développer des relations d’affaires utiles à nos activités. Scalian a également défini une politique « Dons, Sponsoring & Financement Politique ».

 

Mesures de prévention

Sensibilisation et formation
La politique anticorruption de Scalian est communiquée en interne et en externe.
Scalian affiche et affirme un programme de formation et de sensibilisation pour ses salariés avec une obligation de formation pour les populations du groupe les plus exposées au risque de corruption.
Scalian rend disponible en annexe à ce code, des recommandations « Do’s and Don’ts » en matières de comportement à proscrire ou à acquérir afin d’éviter et de prévenir les risques de corruption dans les relations professionnels. Ces recommandations sont disponibles pour les membres du groupe Scalian.
Demande de conseils et d’informations
Lorsqu’un membre du groupe Scalian a besoin d’un conseil, d’une information, d’un avis, de poser une question sur la corruption ou le trafic d’influence, il doit se diriger vers son manager, la direction juridique, ou le référent.

Dispositif de recueil d’alerte
Scalian a mis en place une plateforme de signalement pour tout fait de corruption.
Ce dispositif couvre la corruption, le trafic d’influence et les infractions ou les fraudes notamment dans les domaines de la comptabilité, du commerce, du contrôle interne et de l’audit. Il est accessible par la plateforme disponible sur les sites internet et Intranet de Scalian.
La plateforme d’alerte, conformément à la législation en vigueur, garantit une confidentialité stricte de l’identité du ou des auteurs du signalement, des personnes incriminées par l’alerte ainsi que des données relatives à l’alerte.
Aucun membre du groupe Scalian ne pourra être sanctionné ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire pour avoir signalé une alerte de manière désintéressée et de bonne foi par le biais du dispositif de recueil d’alertes du groupe Scalian ou de toutes autre plateforme d’alerte.
L’utilisation abusive du dispositif d’alerte expose son auteur à des sanctions disciplinaires et/ou des poursuites judiciaires.

Comment signaler un manquement ?
Tout membre de Scalian peut utiliser la plateforme d’alerte de Scalian, dans le respect des lois et réglementations en vigueur dans le pays où il réside ou exerce ses activités, s’il suspecte une violation du Code d’Ethique ou des règles et politiques de Scalian.
Si les membres du groupe Scalian considèrent qu’informer leur supérieur hiérarchique direct peut présenter des difficultés ou que le manquement signalé pourrait ne pas donner lieu au suivi approprié, la procédure d’alerte constitue une autre méthode de signalement de manquements potentiels. La procédure d’alerte peut être utilisée par des clients, des fournisseurs ou des tiers.

Le signalement peut se faire soit :

  • En utilisant le site internet sécurisé (https://scalian.integrityline.org) disponible
    24 heures sur 24,
    7 jours sur 7,
    365 jours par an.
  • En contactant notre directeur Ethic & Compliance
    417 avenue de l’occitane – CS 77679 – 31676 LABEGE Cedex – France
    Tel. : 05.61.00.79.79
    Email : ethic.compliance@scalian.com

Procédures

Cartographie des risques
Scalian a mis en place une cartographie des risques de corruption et la met à jour régulièrement.

Procédure d’évaluation des tiers
Scalian déploie et maintien des procédures d’évaluation de la situation (“Due Diligence Compliance”) de ses clients du marché entreprise, de ses fournisseurs de premier rang, de ses intermédiaires et de ses partenaires.

Contrôle
Il appartient au Scalian d’assurer la conformité et l’applicabilité de ses politiques et procédures de manière conforme aux lois et conventions internationales.
Dans ce but, Scalian met en œuvre un dispositif de contrôle et d’évaluation interne de son programme de conformité aux lois anti-corruption et garanti que les comptes ne sont pas utilisés pour masquer des faits de corruption ou de trafic d’influence

Un point d’honneur est mis en particulier sur tous les comptes, factures, et autres documents et archives liés aux transactions avec des tiers comme les clients, fournisseurs et autres contacts d’affaires. Ces comptes doivent être préparés, maintenus et contrôlés avec la plus grande exactitude et exhaustivité.
Aucun compte ne doit être géré “en parallèle” pour faciliter ou dissimuler des paiements inappropriés.

Lorsqu’un membre du groupe Scalian se trouve dans une situation où il doit effectuer un paiement pour le compte de l’entreprise, il doit toujours être conscient de la finalité de ce paiement et apprécier si celui-ci est proportionné au(x) produit(s)/service(s) rendu(s). Le membre du groupe Scalian doit toujours demander un reçu ou une facture détaillant les raisons de ce paiement. En cas de doutes ou de questions concernant un paiement, il doit les évoquer avec son manager.

Recommandations / Conflits d’intérêt

Vous devez :

  • Etre professionnel, impartiale et concurrentiel dans vos relations avec les tiers.
  • Appliquer soigneusement les processus du SMG.
  • Demander l’accord écrit au préalable de votre manager avant d’avoir des activités professionnelles avec une société où se trouve un membre de votre famille occupant un poste décisionnaire.
  • Demander l’accord de votre manager avant d’embaucher un membre de votre famille ou une relation personnelle. Le recrutement de cette personne doit se reposer sur des critères objectifs.
  • Informer rapidement votre manager, toute situation impliquant votre intérêt personnel ou celui d’un proche pouvant entrer en conflit avec les intérêts de Scalian.
  • Informer votre supérieur hiérarchique ou le référent, de toute mission ou emploi exercé de nature professionnelle à l’extérieur de Scalian.

Vous ne devez pas :

  • Concéder que vos rapports avec les sous-traitants ou fournisseurs influencent les décisions que vous prenez pour Scalian.
  • Utiliser votre position chez Scalian ou les informations confidentielles, dans le but d’obtenir un avantage indirect ou de servir votre intérêt personnel.
  • Prendre part à l’embauche d’un membre de votre famille à un poste quelconque.
  • Accepter des cadeaux personnels qui peuvent vous rendre redevable.
  • Accepter une rémunération d’une organisation ou personne qui entretient des relations d’affaire ou qui est en conflit avec Scalian.

 

Recommandations / Trafic d’influence, Corruption

Vous devez : 

  • Vérifier que les règlements que nous effectuons en espèces, par chèque ou par virement, sont conformes au Code éthique et aux procédures financières établies.
  • Enregistrer avec exactitude, justesse et sans délai les informations relatives à chaque règlement effectué ou perçu par Scalian de manière suffisamment détaillée, en précisant notamment le montant, le bénéficiaire, le motif et les autorisations.
  • Signaler immédiatement toute saisie erronée ou trompeuse, tout règlement non enregistré ou toute offre de règlement en échange d’une action abusive.

Vous ne devez pas : 

  • Payer ni proposer ou accepter de payer, ne pas donner ni proposer de donner quoi ce soit de valeur, ni directement ni indirectement à un agent, un intermédiaire ou un salarié d’une autre société pour influencer ou obtenir un avantage.
  • Effectuer ni autoriser de règlement à un tiers tout en sachant ou en ayant des raisons de suspecter que celui-ci agit ou est susceptible d’agir de manière contraire à la présente Politique anti-corruption ou à toute loi ou réglementation anti-corruption en vigueur.
  • Vous fier uniquement aux affirmations du tiers concernant le bien-fondé d’un règlement.
  • Prendre ni accepter de prendre quoi que ce soit de valeur en échange d’une action répréhensible de votre part.
  • Mettre en place une « caisse noire », quel qu’en soit le but, ni passer ou contribuer à l’établissement ou l’enregistrement de fausses écritures dans les comptes de Scalian.
  • Passer sous silence les infractions, effectives ou potentielles, à la présente Politique anti-corruption ou à une loi ou une réglementation anti-corruption en vigueur.

Signaux d’alerte

Signaux d’alerte anti-corruption : intermédiaire
– Il n’y a aucune raison objective de faire appel à un intermédiaire
– L’intermédiaire a été exposé à des accusations, à des enquêteurs ou à des poursuites pour son implication dans des cas de corruption
– L’intermédiaire est étroitement lié à des fonctionnaires ou a été recommandé par ceux-ci
– L’intermédiaire emploie des salariés ou des conseillers apparemment sans qualification
– L’intermédiaire est réticent à signer des accords formels
– L’intermédiaire refuse à son client l’accès aux livres et aux archives
– L’intermédiaire semble être capable de contourner plus facilement que d’autres obstacles juridiques ou bureaucratiques
– L’intermédiaire est actif dans un marché ou segment de marché où les pratiques sont favorables à la corruption
– L’intermédiaire a remporté des marchés en proposant des produits/services non concurrentiels

Signaux d’alerte anti-corruption : ventes
– Performances de ventes exceptionnelles sur un marché où les concurrents ont la réputation de pratiquer la corruption
– Les formulaires d’appels d’offres contiennent des spécifications favorables aux produits commercialisés par une entreprise donnée
– Fréquence des gratifications et des déplacements pour les responsables des achats
– On constate des demandes de faveurs particulières telles que des dons ou des parrainages liés aux domaines d’élection du responsable des ventes

Signaux d’alerte anti-corruption : paiement des agents
– Les honoraires sont versés dans un pays différent de celui où la prestation est exécutée, en particulier dans un centre financier off-shore connu pour être utilisé à des fins de blanchiment d’argent
– Utilisation massive de services de conseil sans en recevoir de bénéfice apparent
– Des pressions sont exercées pour que les règlements soient effectués en urgence ou avant la date prévue.
– Des règlements sont effectués en passant par un pays tiers : des biens ou services sont fournis à un pays A, mais les règlements vont à une société-écran située dans un pays B
– Pour le même agent, les commissions sont fractionnées sur des comptes multiples, souvent dans des pays différents.

Signaux d’alerte anti-corruption : achats 
– Réunions privées avec des entreprises soumissionnant sur des contrats
– Des gratifications et des cadeaux généreux sont reçus
– Familiarité avec les fournisseurs, par exemple des vacances prises avec eux.
– Un individu ne prend jamais de congé, même quand il est souffrant ou quand il a droit à des vacances ; il tient absolument à être personnellement en contact avec les entrepreneurs
– Des décisions inattendues ou illogiques sont prises en rapport avec l’acceptation de projets et de contrats
– Le processus de décision, les contrôles et les pouvoirs de délégation ne sont pas respectés dans les contrats
– Les contrats sont attribués par des responsables à des conditions qui sont défavorables à leur propre entreprise
– Certains entrepreneurs bénéficient d’une préférence inexpliquée
– Les vérifications opérées par des organismes indépendants sont évitées dans les processus régissant les appels d’offres et les contrats
– Des obstacles entravent certaines fonctions ou départements essentiels au processus d’appels d’offres ou de passation de contrats
– Quantité excessive de commandes urgentes ou de variations dans les contrats passés
– Les traces écrites que génèrent les réunions et les décisions importantes sont anormalement faibles en volume

Signaux d’alerte : Conflits d’intérêt
– Les opérations entre personnes physiques apparentés (décision affectant ses propres intérêts financiers ou ceux d’un membre de sa propre famille),
– Le délit d’initié (employé d’une entreprise pouvant effectuer des transactions boursières au détriment des actionnaires),
– Le népotisme et le favoritisme politique (octroi de contrats ou nominations à des postes de responsabilité),
– L’acceptation de la part d’un décideur de cadeaux ne rentrant dans la « politique cadeaux » de Scalian ou de pots-de-vin offerts par des personnes pouvant être concernées par une décision ou un jugement.
– Le conflit de mission, quand deux responsabilités sont exercées simultanément alors qu’elles peuvent entrer en conflit.

Pour en savoir plus

  • Le Pacte Mondial des Nations Unies (United Nations Global Compact)
  • La convention de l’OCDE sur la Lutte contre la Corruption
  • Code Pénal français
  • La législation des Etats-Unis « Foreign Corrupt Practices Act »
  • Le « Bribery Act 2010 » du Royaume-Uni
  • L’indice de perception de la corrupton
  • Canadian Corruption of Foreign Public Act (CFPOA)
  • La loi relative à la répression de la corruption
  • Le Code pénal de la République fédérale d’Allemagne